A kapacitás és a tér
Az első kérdés mindig a valós kapacitás: hány fő fér el kényelmesen, nem szorulva? A helyszínek a maximális számot mondják, a kényelmes 20%-kal kevesebb. Kérdezzétek meg, hol a tánctér, hány asztal fér el körülötte, és van-e csendes sarok az idősebbeknek.
A második a be- és kijáratok száma: a 150 fős vendégsereg egy bejáratnál 20 percet várakozik, kettőnél öt. A harmadik a vizesblokk: a vendég/hány WC arány 1:25-nél rosszabb esetben sorok alakulnak ki.
A technika és az időjárás
Kerti helyszínnél az eső-terv nem opció, hanem kötelező. Kérdezzétek meg, hol a vizes alternatíva, hány főt vesz be, és ki dönti el, mikor lép életbe. A legjobb helyszíneknél a vizes tér ugyanolyan szép, mint a szabad.
A technikai kérdések: elég áram van-e a zenekar és a catering számára, van-e saját aggregátor, meddig engedi a helyszín a hangos zenét. A zajkorlát 22:00-nál a legtöbb buli a lényegét veszti el.
A logisztika
A vendégek érkezése a bemutatkozás első fele: hány parkoló van, van-e buszmegálló a közelben, milyen az út télen és esőben. A 150 km-es körzetben a többség autóval érkezik – a parkolási terv a vendégélmény része.
A szállítók érkezése is számít: van-e külön rámpa a cateringhez és a díszlethez, mikor lehet bepakolni, és a bontás mikorra kell befejeződjön. Ezek az óradíjak a rejtett költségek közé tartoznak.
A szerződés apróbetűi
A bérleti díj ritkán tartalmaz mindent: óradíj a fel- és lepakolásra, takarítási díj, technikai felár, kötelező szállítók (saját caterer, saját hangtechnikus). A bejáráson kérjétek el az árlistát írásban, és a szerződést együtt nézzétek át.
A lemondási feltételek is lényegesek: a népszerű helyszínek 50%-os előleget kérnek, aminek egy része a lemondásnál elvész. A visszafizetési oldalunkon a saját szabályainkat találjátok, a helyszínét pedig a szerződésben.
Mikor ne válasszuk azt a helyszínt?
Ha a válaszok homályosak, ha az eső-terv csak egy ígéret, ha az óradíjak nincsenek az árlistán – ezek jelzések. A legjobb helyszínek őszinték a korlátokról, mert a tapasztalatukból tudják, hogy a meglepetés mindkét félnek rossz.
A helyszín-keresési csomagunkban ezt a kérdéslistát 4–6 konkrét jelöltre vetítjük, az összehasonlítást számokban adjuk át – nem benyomásban.
- A kényelmes kapacitás a megadott szám 80%-a.
- Az eső-tervet kérjétek bemutatni, ne elmondani.
- A zajkorlátot és az áramot a szerződés előtt ellenőrizzétek.
- Az óradíjak és a takarítás a rejtett költségek közé tartozik.
