Az időzítés
A save-the-date 6–8 hónappal, a végleges meghívó 3–4 hónappal a dátum előtt menjen ki. A korai bejelentés a távolsági vendégeknek szól: a repülőjegy és a szállás így olcsóbb és szervezhetőbb.
A válaszok határideje a meghívón legyen rajta: az RSVP (válasz kérése) a vendéglista zárásához kötődik, ami 4–6 héttel a nagy nap előtt szükséges a cateringhez és az ültetési tervhez.
A vendéglista kezelése
A legnehezebb része a vendéglista a pluszegy-kérdés: a hosszú kapcsolatok a meghívás természetes részei, a frissen ismert barátok nem feltétlenül. A szabályt ti hozzátok meg, a meghívóban pedig a névvel egyértelműsítitek – „Kovács Anna + vendég” helyett „Kovács Anna és Kovács Péter”.
A gyerekek kérdése is hasonló: a gyerekmentes esküvő a meghívóban udvariasan jelezhető – „a megosztott pillanatot a felnőttekkel szeretnénk megünnepelni”. A legtöbb szülő ezt érti, és a napot is jobban átéli.
A tartalom és a forma
A meghívónak tartalmaznia kell a nevet, a dátumot, a helyszínt, a kezdés időpontját és az RSVP-határidőt. Az öltözködési útmutató (dress code) a vendégeknek segítség, nem szabály – a fekete nyakkendő és a kerti-parti hangulat mást jelent.
A digitális változat a papírmelléklet mellett a legkényelmesebb: a válaszokat egy űrlap vagy egy e-mail cím gyűjti, a vendéglista így naprakész. A mi papíráru-csomagunkban a digitális változat a papír része.
A pluszinformációk
A kisegítő lap a meghívó része: a szállás-javaslat, a transzfer-információ, a térkép és a legfontosabb telefonszámok egy lapon. A külföldi vendégeknek a reptéri transzfer és a hotel-blokk a legfontosabb adat.
A kérés a vendégek felé is lehet udvarias: a legjobb megoldás a rövid szöveg a honlapon vagy a meghívóban – „a legnagyobb ajándék a jelenlétetek”, a konkrét kérés (házipénz, utazás) a részletekben.
A gyakori hibák
A legnagyobb hiba a túl korai meghívó: a 12 hónapos előjelzésnél az emberek elfelejtik. A második a hiányzó RSVP-határidő – a válaszok a catering zárásához kellenek, nem a nagy nap előtti héten.
A harmadik a pontatlan címzés: a rossz név vagy a pluszegy-félreértés az első kellemetlenséget okozza. A vendéglista a meghívó előtt véglegesítendő, a címzés a lista szerint készül.
- A save-the-date 6–8 hónappal, a meghívó 3–4 hónappal a dátum előtt.
- Az RSVP-határidő a catering zárásához kötődjön.
- A pluszegy és a gyerekek kérdését a névvel tisztázzátok.
- A digitális változat a válaszok gyűjtését könnyíti meg.
